refinement

Product Backlog Refinement aktivitelerinden birisini refinement etkinliğidir. Bu etkinlikte tüm takım üyeleri hatta PBI’ın olgulaşmasına destek olacak kişileri de dahil edilebilmektedir. Kısıtlı bir zaman ve olgunlaştırılacak işler olduğundan bu zamanın verimii kullanılması önemlidir.

Etkin refinement etkinliği öncesi yapılabilecekler;

Product backlog’daki önceliklerin draft’da olsa belirlenmiş olması önemli. Refinement aktivitelerinde 1 veya 2 sprint sonrasında yapılacaklar işlere öncelikle zaman ayrılması gerektiğinden öncelikli PBI’ların belirlenmiş olması israfı azaltacaktır. Önceliklendirmenin doğru ve herkesin hemfikir olduğu bir şekilde yapılması için de önceliklendirme etkinliği yapılabilir.

Product Owner’ın ilgili talep sahipleri ile ihtiyaçları değerlendiriyor, yönlendiriyor olmalıdır. Bu aşamada Product Owner kişisel yaklaşımları ön plana çıkıyor. Herşeye “Evet yaparız”, “Merak etmeyin hallederiz” demesi takım tarafından gereksiz işlerin yapılmasına, israf oluşmasına sebep olabilir. Product Owner’ın her talebi her ihtiyacı değerlendirmesi iş değeri yüksek olanlara öncelik vermesi önemlidir. Product Owner’ın sadece kendi ürünü değil kurumdaki diğer ürünler hakkında az da olsa bilgisinin olması duplike işleri azaltabilir, ihtiyaçlar zaten farklı bir üründe karşılanıyorsa talep sahiplerini oraya yönlendirebilir.

Refinement etkinliğinin verimli geçmesi için yapılabilecekler;

Refinement etkinliğinde olgunlaştırılacakPBI’ların etkinlik öncesi belirlenmiş olması zamanın verimli kullanılmasını sağlayacaktır. Öncesinde developer’ların da araştırması gereken konular var ise hazırlık gelebilir.

Bu etkinlik etkin bir şekilde fasilite edilmelidir. Refinement aktivitelerinin sorumlusu olarak da bu görev Product Owner’dadır.

Timebox belirlemesi de zamanın verimli kullanılması açısından çok önemli. Yoksa bir konu detaylandırılmaya başlanıyor ve etkinlik boyunca devam ediyor, başka bir iş de konuşulamıyor.

Refinement etkinliğinin de sprint boyunca birden fazla olması hem Product Owner’ın hem de Developer’ların daha hazırlık olmasını sağlayacaktır. İlk refinement’ın sonucunda hem Product Owner’a hem de developer’lara da ödevler çıkabilir. Bir sonraki refinement’ta da eksik konuların tamamlanması sağlanacaktır. Bu refinement etkinlikleri incremental refinement olarak da adlandırılmaktadır.

Refinement etkinliğinin sadece Scrum takımı ile sınırlı tutulmaması gerekir. PBI’ın refine edilmesini sağlayacak takım dışı uzmanların da katılımı sağlanmalıdır.

Kaliteli planlamanın garantisi kaliteli refinement yapılmasıdır. Product Owner’ın sorumluluğundaki aktivitelerdir. Hangi işin olgunlaştırılmasına karar verecek rol, Product Owner’dır. Yalnız Product Owner’ın da herşeyi bilmesi mümkün değil, mutlaka Product Owner ve Developer’lar el ele vermelidir. Sadece etkinliklerde değil her daim iletişim kurulmalıdır.

Agile dönüşüm sonrası takımların oldukça zorlandığı konulardan birisi de PBI’ları DoD kriterlerine bölmektir. DoD kriterlerine göre bölme, her bir PBI’n değer üretmesidir. Alışkanlıklarımız analiz, yazılım, test vb. gibi bölünmeler halinde olduğundan değer üreten parçalara bölmek ilk etapta oldukça zorlayacaktır. Ne kadar çok bunun için çalışma yaparsak bu kasımızı güçlendireceğiz ve alışkanlık haline gelecektir.

Yazılım sektöründeki bir çıktının değeri, üretim ortamına deploy edilebilecek özelliklere sahip çalışan yazılım parçacığı olarak düşünebiliriz.

Daha küçük parçalara bölünecek PBI’lara değer üretip üretmediğine bakarak ilerlemek faydalı olacaktır.

Yazılım sektöründeki işleri değer üreten küçük parçalara bölerken aşağıdaki yöntemlerden faydalanılabilir.

İş akışına göre; Bir akışının izlenmesi gereken PBI’lara akış adımına göre daha küçük parçalara bölünebilir. Örneğin; EFT fonksiyonunun tasarlandığını varsayarsak Gönderen Bilgileri> Alıcı Bilgileri > Tutar Bilgisi > Onay akışı ile ilerlemektedir. Gönderen kısmının geliştirilmesinin testi yapılarak kalitesinin onayı verilmiş, paydaşlardan da çalışan yazılım üzerinden geribildirimler alınabilecek duruma gelinmektedir. Üretim ortamına istense geçilebilir mi, Evet, yalnız bu haliyle kullanılabilir mi, Hayır. Zaten amacımız da istenildiği durumda üretim ortamına geçebilecek yazılım parçalarının üretilmesi. Yani Definition of Done setinde olan tüm uzmanlık alanlarının tamamlandığı iş parçacığı. Ne zaman üretim ortamına geçileceği ise Product Owner ile görüşülecek bir konu.

Platform bazlı: PBI mobil, internet, desktop gibi ortamları içeriyorsa platform bazlı olarak daha küçük parçalara bölünebilir. EFT örneğimize devam edersek; Mobil Gönderen bilgilerinin alınması, İnternet mobil bilgilerinin alınması gibi küçük parçalara bölünebilir.

İşletim Sistemi/Tarayıcı bilgilerine göre: Geliştirmesi yapılan PBI farklı tarayıcılarda veya işletim sistemlerinde çalışması durumu var ise tarayıcı veya işletim sistemine göre farklı PBI’lar oluşturulabilir.

Parametreye göre: Filtreleme, arama veya veri/parametre girişi fonksiyonu geliştiriliyorsa her bir parametreyi ayrı bir PBI olarak tanımlanabilir.

İş kurallarına göre: Geliştirdiğimiz her bir akışta kurallar olabiliyor, kurallara göre de PBI olarak eklenebiliyor. Örneğin; TC Kimlik numarasının ilk ve son 3 rakamının yıldızlı gösterilmesi.

Test senaryolarına göre: Her bir test senaryosu iş kuralı , bir akışı da barındırabilir. Test senaryolarına göre de PBI oluşturulabilir.

Rol bazlı: PBI’lar rol bazlı olarak farklı geliştirme noktalarına ihtiyaç olabilir. Bu durumda rol bazlı PBI’lar oluşturulabilir.

İşlem türlerine göre: İşlem türlerine göre PBI’lar oluşturulabilir. Silme, Düzeneleme gibi işlemler PBI olarak belirtilebilir.

Product backlog’da yer alan işlerin olgunlaştırıldığı, detaylandırıldığı her daim devam eden aktiviteler topluluğundan oluşan bir süreçtir. Scrum Guide’ın 2013 yılındaki güncellenmesine kadarki versiyonlarında Grooming olarak da geçmektedir. Bu sebeple araştırırken hem Grooming hem de Refinement ifadeleri ile görebilirsiniz.

Product Backlog’un tek sorumlusu Product Owner olduğundan, product backlog’un detaylandırılmasından da Product Owner sorumludur. Product Owner’ın zamanının birçoğu Product Backlog’u detaylandırmak için gerçekleştirdiği aktivitelerle geçmektedir. Yalnız Product Owner’da herşeyi tek başına yapabilmesi veya bilmesi mümkün değildir. Bu sebeple developer’lar da refinement aktivitelerine dahil olmalıdır. Bu sürenin de ihtiyaca göre yapılması Scrum Guide tarafından önerilmektedir.

Refinement aktiviteleri Scrum Guide’da zorunlu etkinlikler altında çerçevelendirilmemiştir, yalnız Scrum’ın kurucuları başta olmak önce gelen birçok isimler tarafından da refinement aktivitelerinin gerçekleştirilmesi şiddetle tavsiye edilmektedir. Planlama etkinliklerinin kalitesi ise yeterli refinement yapılıp yapılmadığının en büyük göstergesidir.

Refinement aktivitelerinde bir sonraki sprintte ele alınacak işlerin detaylandırılması sağlanmaktadır. Eğer refinement aktivitelerinde mevcut sprintin işleri detaylandırılıyorsa bir önceki sprintteki refinement’ın yeterli yapılmadığının işaretidir.

Product Owner’ın refinement aktiviteleri olarak;

• Gelen bir maili, talebi okunması o işin detaylandırılması yolundaki ilk adımın atılmasını sağlayacaktır.
• Kendi bilgi birikimi ile talebi detaylandırması, ilgili paydaşları ile çeşitli etkinliklerde bir araya gelerek ihtiyacı netleştirmesi de bir refinement aktivitesidir.
• Product Owner’ların herşeyi bilmesi mümkün değil, taleplerin olgunlaştırılması için developer’lardan destek isteyebilir. Zaman zaman paydaşlarla yaptıkları etkinliklere davet edebilir, soru-cevap şeklinde destek isteyebilmektedir.
• Elde ettiği tüm bilgileri ise refinement etkinliğinde hem tüm developer’lara hem de ilgili paydaşlarla paylaşabilir.

Refinement etkinliği; Product Owner taleple ilgili elde ettiği bilgileri tüm developer’lar ile paylaşması, gelecek sorulara cevap verilmesi için yapılmaktadır. Bu etkinliğe sadece scrum takım üyeleri değil, talebin netleştirilmesi fayda sağlayacak, developer’ların soracağı sorulara daha sağlıklı bilgi vereceğini düşündüğü herkesi Product Owner davet edebilir. Bu etkinlikler de Product Owner her soruya cevap veremeyebilir. Bir sonraki refinement veya planlama etkinliğine kadar soruları cevabını netleştirmesi gerekmektedir.

Developer’ların refinement aktivitesi olarak;

• Product Owner’ın sorularına destek verebilir.
• Product Owner’la çeşitli etkinliklere katılabilir.

Araştırılması, incelenmesi gereken noktalar olabilir. Geçmişte yazılmış herhangi bir dokümanın veya kodun incelenmesi, araştırma yapılması vb. gibi.