Product Backlog Refinement aktivitelerinden birisini refinement etkinliğidir. Bu etkinlikte tüm takım üyeleri hatta PBI’ın olgulaşmasına destek olacak kişileri de dahil edilebilmektedir. Kısıtlı bir zaman ve olgunlaştırılacak işler olduğundan bu zamanın verimii kullanılması önemlidir.
Etkin refinement etkinliği öncesi yapılabilecekler;
Product backlog’daki önceliklerin draft’da olsa belirlenmiş olması önemli. Refinement aktivitelerinde 1 veya 2 sprint sonrasında yapılacaklar işlere öncelikle zaman ayrılması gerektiğinden öncelikli PBI’ların belirlenmiş olması israfı azaltacaktır. Önceliklendirmenin doğru ve herkesin hemfikir olduğu bir şekilde yapılması için de önceliklendirme etkinliği yapılabilir.
Product Owner’ın ilgili talep sahipleri ile ihtiyaçları değerlendiriyor, yönlendiriyor olmalıdır. Bu aşamada Product Owner kişisel yaklaşımları ön plana çıkıyor. Herşeye “Evet yaparız”, “Merak etmeyin hallederiz” demesi takım tarafından gereksiz işlerin yapılmasına, israf oluşmasına sebep olabilir. Product Owner’ın her talebi her ihtiyacı değerlendirmesi iş değeri yüksek olanlara öncelik vermesi önemlidir. Product Owner’ın sadece kendi ürünü değil kurumdaki diğer ürünler hakkında az da olsa bilgisinin olması duplike işleri azaltabilir, ihtiyaçlar zaten farklı bir üründe karşılanıyorsa talep sahiplerini oraya yönlendirebilir.
Refinement etkinliğinin verimli geçmesi için yapılabilecekler;
Refinement etkinliğinde olgunlaştırılacakPBI’ların etkinlik öncesi belirlenmiş olması zamanın verimli kullanılmasını sağlayacaktır. Öncesinde developer’ların da araştırması gereken konular var ise hazırlık gelebilir.
Bu etkinlik etkin bir şekilde fasilite edilmelidir. Refinement aktivitelerinin sorumlusu olarak da bu görev Product Owner’dadır.
Timebox belirlemesi de zamanın verimli kullanılması açısından çok önemli. Yoksa bir konu detaylandırılmaya başlanıyor ve etkinlik boyunca devam ediyor, başka bir iş de konuşulamıyor.
Refinement etkinliğinin de sprint boyunca birden fazla olması hem Product Owner’ın hem de Developer’ların daha hazırlık olmasını sağlayacaktır. İlk refinement’ın sonucunda hem Product Owner’a hem de developer’lara da ödevler çıkabilir. Bir sonraki refinement’ta da eksik konuların tamamlanması sağlanacaktır. Bu refinement etkinlikleri incremental refinement olarak da adlandırılmaktadır.
Refinement etkinliğinin sadece Scrum takımı ile sınırlı tutulmaması gerekir. PBI’ın refine edilmesini sağlayacak takım dışı uzmanların da katılımı sağlanmalıdır.
Kaliteli planlamanın garantisi kaliteli refinement yapılmasıdır. Product Owner’ın sorumluluğundaki aktivitelerdir. Hangi işin olgunlaştırılmasına karar verecek rol, Product Owner’dır. Yalnız Product Owner’ın da herşeyi bilmesi mümkün değil, mutlaka Product Owner ve Developer’lar el ele vermelidir. Sadece etkinliklerde değil her daim iletişim kurulmalıdır.
